Ile kosztuje transport gości weselnych i jak go zamówić

Najpierw policz: ile osób, ile kursów, ile pojazdów

Zanim zadzwonisz do przewoźnika, przygotuj cztery liczby:

1. Ile osób potrzebuje transportu. Nie wszyscy goście. Część przyjedzie własnym autem, część zostanie na noc na sali.
2. Ile kursów. Zwykle trzy, ale bywa więcej, gdy goście nocują w kilku hotelach albo odwóz jest w dwóch turach (starsi o północy, reszta nad ranem).
3. Jakie trasy i odległości. Hotel, kościół lub urząd, sala, powrót.
4. Godziny. Kiedy odbiór, kiedy ślub, kiedy odwóz.

Od czego zależy cena

• Wielkość pojazdu. Autokar jest droższy od busa, ale przy 50 gościach tańszy niż dwa busy.
• Odległość. Przewoźnicy podają ceny ryczałtowe w przedziałach kilometrów, a przy długich trasach stawkę za kilometr.
• Liczba kursów. Każdy kurs to osobna pozycja, choć przy pakiecie na cały dzień można negocjować.
• Czas oczekiwania. Kierowca, który czeka kilka godzin między kursami, to koszt. Zapytaj, jak jest rozliczany.
• Termin. W sezonie weselnym, od maja do września, najlepsze terminy znikają z dużym wyprzedzeniem.
• Nocne kursy. Odwóz o trzeciej nad ranem bywa wyceniany inaczej niż kurs po południu.

Przykładowe ceny z cennika przewoźnika

Żeby nie mówić ogólnikami, pokazuję ceny, które jeden przewoźnik podaje otwarcie na stronie. To Wrocek Travel z Wrocławia, który wozi gości weselnych i grupy po całym Dolnym Śląsku. Ma też osobną stronę dla okolic, w których było nasze wesele: wynajem autokarów Syców (https://wrocektravel.pl/wynajem-autokarow-sycow). Piszą tam wprost, że grupę odbierają prosto z Sycowa, bez dojazdu do Wrocławia, a koszt podstawienia pojazdu uwzględniają w wycenie.

Za jeden kurs w granicach Wrocławia przewoźnik podaje:

Dla tras poza miastem są orientacyjne ryczałty z kierowcą, paliwem i opłatami drogowymi:

Przewoźnik sam liczy przykładowe wesele w mieście: trzy kursy po 800-1000 zł, czyli około 2400-3000 zł za obsługę całego dnia. W cenę wchodzi kierowca, paliwo, ubezpieczenie i czas oczekiwania na gości w rozsądnych granicach. Sala poza Wrocławiem jest wyceniana indywidualnie, zależnie od odległości.

Jak to policzyłam dla wesela w Sycowie

Zanim zaczęłam dzwonić, rozpisałam nasze potrzeby jak pozycje na fakturze. Pierwsza: wynajem autokaru Wrocław (https://wrocektravel.pl) na dwa długie kursy, rano z hoteli pod kościół i po północy z powrotem. Druga: krótki przejazd z kościoła na salę, już na miejscu. Flota tego przewoźnika ma od 28 do 59 miejsc, więc liczba gości z hoteli od razu podpowiada, czy wystarczy bus, czy potrzebny jest autokar.

Syców leży około 55 km od Wrocławia, przy trasie S8. Taka trasa mieści się w przedziale „do 100 km”, czyli według tabeli 1500 zł za autokar powyżej 50 miejsc albo 1000 zł za autobus do 30 miejsc, za każdy długi kurs. Gości z hoteli było u nas na jeden autokar, więc dwa długie kursy to według tej tabeli około 3000 zł, a do tego osobno wyceniany kurs lokalny. Przy wycenie dopytaj, jak liczony jest dystans: tylko trasa z gośćmi czy także dojazd pustego pojazdu.

Te liczby są dobrym punktem odniesienia także w innych miastach. Jeśli dostaniesz wycenę kilka razy wyższą za podobną trasę, dopytaj, co jest w niej zawarte.

Jak zamówić transport krok po kroku

1. Ustal harmonogram dnia z salą i kościołem lub urzędem.
2. Spisz trasy z adresami i liczbą osób na każdym odcinku.
3. Poproś o wycenę dwóch, trzech przewoźników, podając te same dane. Tylko wtedy porównasz ceny.
4. Zapytaj o szczegóły (lista poniżej).
5. Zarezerwuj z wyprzedzeniem i potwierdź na piśmie: datę, godziny, adresy, pojazd, cenę, zasady płatności i odwołania.
6. Tydzień przed weselem potwierdź harmonogram i numer telefonu do kierowcy.
7. W dniu wesela wyznacz jedną osobę z rodziny do kontaktu z kierowcą. Państwo młodzi mają wtedy co innego na głowie.

O co zapytać przewoźnika

• Czy cena obejmuje paliwo, opłaty drogowe, parkingi i czas oczekiwania?
• Jak rozliczany jest czas oczekiwania ponad ustalony?
• Czy pojazd ma klimatyzację (ważne latem) i miejsce na bagaż?
• Czy można udekorować pojazd i kto za to odpowiada?
• Co się dzieje w razie awarii: czy jest pojazd zastępczy?
• Jaka jest zaliczka i zasady rezygnacji?
• Czy przewoźnik ma licencję na przewóz osób i ubezpieczenie pasażerów?

Jak zaplanować budżet

Transport to zwykle nieduża część budżetu wesela w porównaniu z salą czy fotografem, ale łatwo o nim zapomnieć przy pierwszych wyliczeniach. Dopisz go do listy wydatków od razu i zaplanuj zaliczkę. Jeśli odkładacie na wesele przez kilka miesięcy, przemyślcie, gdzie trzymać te pieniądze. Pisałam o tym w odpowiedzi o koncie oszczędnościowym i lokacie.

Praktyczna rada z mojego doświadczenia: nie oszczędzaj na odwozie po weselu. To kurs, dzięki któremu nikt nie wsiada za kierownicę po przyjęciu, a goście z daleka nie szukają taksówki o trzeciej w nocy na wsi.