Jak wybrać software house do pierwszej aplikacji w firmie

Najpierw opisz problem, nie aplikację

Wykonawca wyceni dokładnie to, co mu opiszesz. Jeśli napiszesz „potrzebujemy aplikacji do magazynu”, dostaniesz oferty, których nie da się porównać. Lepiej przygotować jedną stronę A4:

1. Jak to działa dziś. Krok po kroku: od zamówienia klienta do wysyłki.
2. Co boli. Pomyłki w wysyłkach, ręczne przepisywanie, brak aktualnych stanów.
3. Kto będzie używał. Ile osób, na czym: komputer w biurze, telefon na magazynie, skaner.
4. Z czym ma się łączyć. Program księgowy, sklep internetowy, firma kurierska.
5. Co musi działać na start, a co może poczekać. To najważniejszy punkt dla budżetu.

Z taką kartką każdy wykonawca odpowiada na to samo pytanie, a Ty możesz porównać odpowiedzi.

Gotowy system, dopasowanie czy pisanie od zera

Dobry wykonawca nie zaczyna od pisania kodu, tylko pomaga wybrać jeden z tych wariantów. Jeśli ktoś od pierwszej rozmowy proponuje budowę wszystkiego od zera, zapytaj, dlaczego nie gotowy system.

Wycena: ryczałt czy godziny

Przy pierwszej aplikacji często sprawdza się wariant mieszany: stała cena za analizę i prototyp, a potem rozliczenie etapami.

Jak to wygląda u wykonawcy, który robi to porządnie

Kiedy szukałyśmy przykładu, jak powinien wyglądać pierwszy etap współpracy, trafiłyśmy na firmę z Trójmiasta. Notatkę z tego etapu koleżanka zatytułowała krótko: idealny software house - JMBLAB.com (https://jmblab.com/), bo firma z Gdańska rozpisuje na stronie dokładnie to, czego szukałyśmy, czyli proces przed wyceną i działający prototyp przed programowaniem.

JMB Lab ma biuro przy ul. Jaśkowa Dolina i robi systemy głównie dla firm produkcyjnych i logistycznych: do zarządzania magazynem, produkcją, dokumentami, panele dla klientów hurtowych. Swoją pracę dzielą na cztery kroki:

1. Wywiad i wybór scenariusza: gotowy system, dopasowanie modułów albo oprogramowanie od zera.
2. Zakres, plan i prototyp: klient widzi i testuje kształt systemu, zanim zacznie się programowanie.
3. Wdrożenie: połączenie nowego systemu z tym, co firma już ma, na przykład z programem księgowym i sklepem.
4. Usprawnienia po starcie: sprawdzanie, czy system robi to, co miał robić.

Dwie rzeczy z ich strony warto zabrać na każde spotkanie, także z innymi wykonawcami. Po pierwsze, pytanie o opłaty licencyjne za użytkownika: JMB Lab pisze, że w ich rozwiązaniach takich opłat nie ma, a przy hurtowni, gdzie z systemu korzysta kilkanaście osób, to realna różnica w kosztach co roku. Po drugie, prototyp: łatwiej poprawić kilka ekranów niż gotowy program.

Pytania na pierwsze spotkanie

• Kto konkretnie będzie pracował przy projekcie i kto jest moją osobą kontaktową?
• Czy przed wyceną całości robicie analizę i prototyp? Ile to kosztuje osobno?
• Jak wyceniacie zmiany zgłoszone w trakcie?
• Kto po zakończeniu jest właścicielem kodu i czy dostanę dostęp do repozytorium?
• Ile kosztuje utrzymanie, poprawki i hosting po wdrożeniu, miesięcznie albo rocznie?
• W jakim czasie reagujecie na awarię?
• Czy mogę porozmawiać z firmą, dla której robiliście podobny system?

Prawa do kodu i umowa

To punkt, który najczęściej wychodzi dopiero przy zmianie wykonawcy. W umowie sprawdź:

• przeniesienie autorskich praw majątkowych do programu na Twoją firmę, z wymienionymi polami eksploatacji (samo „prawo do korzystania” to licencja, nie własność),
• przekazanie kodu źródłowego i dokumentacji po każdym etapie albo na koniec,
• gwarancję i czas reakcji na błędy po wdrożeniu,
• co się dzieje z danymi, jeśli współpraca się skończy.

Umowę, protokoły odbioru i faktury trzymaj przez cały czas używania systemu i jeszcze kilka lat później. Jak długo przechowywać firmowe papiery, opisałam w odpowiedzi o porządkach w dokumentach.

Budżet: o czym zapomina się najczęściej

Z perspektywy bankowej widzę te same trzy luki w planach finansowych:

1. Utrzymanie. Aplikacja po wdrożeniu nadal kosztuje: serwer, aktualizacje, drobne poprawki. Zapytaj o te koszty na piśmie i wpisz je do budżetu na kolejne lata.
2. Zapas. Do wyceny dolicz rezerwę na zmiany, które wyjdą w trakcie. Prawie zawsze jakieś wychodzą.
3. Czas ludzi z firmy. Ktoś musi opisać proces, testować prototyp i przeszkolić resztę zespołu. To kilka tygodni pracy obok codziennych obowiązków.

Płatności najlepiej rozłożyć na etapy powiązane z odbiorami: analiza i prototyp, pierwsza działająca wersja, wdrożenie. Wtedy nie płacisz za coś, czego jeszcze nie widziałeś.

Kiedy zapalić czerwoną lampkę

• Wycena w jednej linijce, bez rozpisania etapów.
• Brak pytań o to, jak dziś działa Twoja firma.
• Umowa bez słowa o prawach do kodu.
• Obietnica gotowej aplikacji „w dwa tygodnie” przy nietypowym procesie.
• Wysoka zaliczka przed jakimkolwiek odbiorem.